Principales áreas funcionales requeridas por el emprendimiento
Área de Dirección General de la Empresa:
Conformada por un consejo o junta directiva encargada de pensar en el horizonte de la empresa, es la cabeza de la empresa. En las pequeñas y medianas empresas, le corresponde al propietario, establecer el horizonte institucional ( misión visión, valores corporativos, objetivos, metas), diseñar los planes de negocios, proyectar los flujos de recursos etc. En términos generales, las grandes empresas cuentan en sus Juntas Directivas, personal altamente calificado, quienes en común acuerdo, trazan la ruta de la empresa a corto, mediano y largo plazo, en la micro y pequeña empresa le corresponde al emprendedor, es mucho el trabajo, pero también las satisfacciones.
|
|
Área de Administración – Operaciones.
Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, los procesos de la calidad, y la gestión del negocio son parte de esta área.
Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial, una vez consolidad la empresa, puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio, para dedicarse a la dirección general en procura de innovación, crecimiento, y futuro.
|
|
Área Contable y Financiera
Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos del negocio, estar pendiente de las declaraciones de IVA, Retenciones en la fuente, los impuestos de renta y demás obligaciones tributarias ante la DIAN, esta Área se encarga de diligenciar la emisión de facturas y los cobros, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio, los gastos generales y todo lo relacionado con movimiento de dinero.
Área de Producción.
En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área de operación, es mas apropiado el área de producción pues en este caso se está produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los encargados del despacho pueden ir bajo el área de
administración y operaciones.
Área de Mercadeo - Ventas
En esta área se ocupa de las funciones, capacidades y cualidades del personal dedicado en la estrategia de mercadeo de los productos o servicios del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir al personal de mostrador, los vendedores exteriores y sus metas de ventas. Si esta área no funciona eficientemente, existe una seria amenaza por la subsistencia de negocio.
Cada una de las áreas funcionales de la empresa, requiere de planes de actualización, capacitación y mejoramiento, por lo que es necesario incluirlos en las planeaciones.
ÁREA ADMINISTRATIVA
“Si el hombre no sabe a cuál puerto se dirige, ningún viento le es favorable.”
Séneca
Los resultados determinan el éxito final de la empresa, y para obtener los resultados esperados de manera continua, se hace necesario contar con un área administrativa que responda a los objetivos de desarrollo del objeto social y metas de la empresa.
Los objetivos de una empresa pueden ser entre otros:
- Búsqueda de beneficios económicos (utilidades),
- Proporcionar excelentes servicios o productos,
- Ser líder en el sector,
- Brindar desarrollo y bienestar a su personal interno,
- Altamente efectiva ( eficiente y eficaz).
- Innovación y proyección de futuro.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado en que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de este proceso.
En el proceso administrativo, se distinguen unas etapas tradicionales: la planeación, la organización, la ejecución y el control.
ETAPA 1. LA PLANEACIÓN
La planeación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, incluyendo la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio y proyectarse al futuro.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
En toda organización, la planeación es el proceso de estableces metas, objetivos y elegir los métodos y medio para alcanzar dichos propósitos, la planeación radica su importancia así:
- Se fundamenta en los objetivos organizacionales,
- Identifica con claridad, los medios, métodos y recursos de la organización,
- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, que favorezcan los intereses y necesidades tanto de los clientes internos como los externos.
- Busca la efectividad (eficacia y eficiencia) en las actividades que se realizan en la organización.
- Pretende una coordinación en todas las desiciones,
- Permite diseñar procesos, procedimientos métodos y de operación.
- Permite que la empresa este orientada al futuro,
- Se anticipa a las necesidades de los clientes,
- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo,
- Diseña la manera cómo se ejercerá el control, en que tiempos y los responsables.
- En términos generales, la planeación se debe anticipar a los hechos que van a ocurrir, y contar con la flexibilidad adecuada para enfrentar los imprevistos.
ETAPA 2. LA ORGANIZACIÓN
Se trata de determinar que recursos y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos planeados conforme a las necesidades de la empresa. A partir de la estructura establecida, se coordinan acciones según niveles de autoridad y responsabilidades para el logro de la meta identificada para cada integrante, en procura de formar equipos sincronizados y altamente efectivos en su labor diaria.
Propósitos de la organización
- Identificar con claridad la estructura formal de la empresa,
- Establecer canales de comunicación. funcionales y conocidos,
- Facilitar la consecución de los objetivos de cada puesto de trabajo,
- Hacer buen uso de los recursos de la empresa,
- Orientar y motivar la consecución de las metas a corto, mediano y largo plazo.
- Generar confianza y ambientes adecuados para el desempeño laboral.
- En general, la organización es el conjunto de conocimientos, esfuerzos y recursos dispuestos para lograr lo planeado.
ETAPA 3. LA DIRECCIÓN
La dirección, como elemento esencial de la administración, consiste en determinar qué se debe hacer y en que momento se hace, y propiciar ambientes para que todos trabajen como equipo, brindando sinergias, acumulando potencial al servicio de la organización.
ETAPA 4. EL CONTROL
El control, se refiere a la medición y supervisión de los resultados para compararlos con lo que se ha planeado y cuando sea necesario tomar las acciones pertinentes para corregir las desviaciones, o anticiparse a que ocurran.
Propósito y función del control
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos, y llegado el caso ofrecer información pertinente para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones reales o potenciales.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
· Identificar niveles de cumplimiento en cualquier tiempo del proceso; establecer niveles aceptables de rendimiento en los empleados,
· Chequear el desempeño a intervalos regulares (hora, día, semana, mes). Aplicación de recursos, tiempos previstos, etc.
· Determinar si existe variaciones importantes de los niveles considerados como medios, también la identificación de potenciales factores de riesgo que pudieran incidir en no conformidades.
· Si existiera alguna variación, tomar acciones ya sean, correctivas o preventivas, medidas tales como una mejor instrucción, como una nueva capacitación o una mayor formación. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad, pensando en cómo mejorar ese hacer.
El control es un aspecto administrativo que se requiere conocer cada vez mas, por lo tanto se dedica un estadio mas detallado mas adelante.
